长沙每年举办各类会议、年会、展会超过 5000 场，从 20 人的公司年会到 3000 人的行业展会，用车需求贯穿全年。但会议用车和旅游包车完全不同 —— 时间卡得死、人数变动大、停车位置讲究多、迟到就是事故。一篇讲清楚 4 类会议用车场景怎么订车、多少钱、注意什么。 一、4 类会议用车场景与报价 场景一：公司年会（12 月 - 1 月旺季） 年会是全年会议用车需求最大的场景，人数是选车型的唯一依据。6 人及以下 GL8（7 座含司机，最多 6 乘客），7-20 人考斯特，20-30 人中巴，30 人以上大巴。人数可能有变动，按 "最大人数 + 2" 预留座位。 车型 半天（4 小时内） 全天（8 小时内） 超时费 别克 GL8（6 乘客） 600-800 元 900-1300 元 80 元 / 小时 奔驰 V 级（6 乘客） 800-1200 元 1300-1800 元 120 元 / 小时 考斯特（15-23 座） 700-1100 元 1000-1700 元 100 元 / 小时 中巴（20-29 座） 700-1100 元 1000-1700 元 100 元 / 小时 大巴（33-39 座） 800-1400 元 1100-2000 元 120 元 / 小时 大巴（45-55 座） 1000-1800 元 1300-2800 元 150 元 / 小时 说明：年会用车均在市区内，无过路费。报价含司机 + 油费 + 保险一口价。12 月 - 1 月旺季价格上浮 10%-20%。 年会包车注意事项： 提前 10-15 天预订：12 月年会扎堆，大巴和考斯特提前 15 天，GL8 提前 10 天 确认酒后代驾：年会喝酒的同事多，确认包车含司机代驾回程，不用另叫代驾 散场时间不固定：年会经常拖堂，和司机确认超时费标准，避免结算时扯皮 集合点选在酒店门口：不要选路边上车点，一群人站在马路上等车既不安全也不体面 提前确认停车位置：年会酒店停车位紧张，让司机提前到酒店停车场等候 场景二：行业展会 / 博览会展会用车特点是 多批次、短距离、时间紧 。一天可能要接 3-4 批嘉宾，从酒店到展馆来回跑，对司机熟悉路况要求高。 车型 半天（4 小时内） 全天（8 小时内） 多日（每天） 别克 GL8 600-800 元 900-1300 元 800-1100 元 考斯特 700-1100 元 1000-1700 元 900-1500 元 大巴（33-39 座） 800-1400 元 1100-2000 元 1000-1700 元 大巴（45-55 座） 1000-1800 元 1300-2800 元 1200-2200 元 展会包车注意事项： 确认展馆装卸区位置：长沙国际会展中心、湖南国际会展中心都有指定上下客区，司机必须知道具体位置 嘉宾接机 + 展馆接送组合：外地嘉宾从机场到酒店，再从酒店到展馆，一条龙服务，选 GL8 最合适 多日展会锁定同一司机：3 天展会用同一个司机，司机熟悉路线和嘉宾习惯，服务更连贯 展品 / 物料运输另议：展会展品多的大巴需要加收物料装卸费，提前和包车公司确认 场景三：学术会议 / 培训会议 学术会议和培训会议的特点是 人数固定、时间严格、需要安静 。参会人员多为学者或企业员工，对车内环境要求高。 车型 半天 全天 推荐场景 考斯特（15-23 座） 700-1100 元 1000-1700 元 20 人以内学术会议首选 中巴（20-29 座） 700-1100 元 1000-1700 元 25 人左右培训会议 大巴（33-39 座） 800-1400 元 1100-2000 元 35 人左右企业培训 大巴（45-55 座） 1000-1800 元 1300-2800 元 50 人以上大型培训 学术会议包车注意事项： 考斯特是学术会议标配：15-23 座考斯特空间大、座位舒适、噪音小，20 人以内首选 车上禁烟：学术会议参会者对车内气味敏感，预订时确认禁烟车厢 准时是底线：学术会议时间安排精确到分钟，迟到 5 分钟可能错过发言，选老司机更靠谱 准备备用车辆：重要学术会议建议多订 1 辆备用车，万一主车故障不耽误行程 场景四：政府 / 企业考察接待 考察接待用车档次要求高，奔驰 V 级和豪华考斯特是主力，司机形象和服务礼仪也很重要。 车型 半天 全天 适用场景 奔驰 V 级 800-1200 元 1300-1800 元 VIP 领导 1-6 人 豪华考斯特 900-1400 元 1200-2000 元 考察团 15-20 人 大巴（33-39 座） 800-1400 元 1100-2000 元 考察团 30 人以上 考察接待注意事项： 司机形象要求：统一着装、不抽烟、主动开门、不主动搭话，提前和包车公司确认 路线踩点：重要接待建议提前 1 天让司机跑一趟路线，确认施工路段和限行情况 车内准备：矿泉水、纸巾、充电线是基本配置，高端接待可加零食和雨伞 多车编队行驶：3 辆以上大巴编队时，安排 1 辆工作车领队，保持车距和队形 二、会议包车 6 步预订流程 第 1 步：确定人数和车型人数是选车型的唯一依据。6 人以下 GL8，7-20 人考斯特，20-30 人中巴，30 人以上大巴。人数可能有变动，按 "最大人数 + 2" 预留座位。 第 2 步：确认用车时间和行程几点集合、几点出发、几点返回、几个接送点，写清楚每个时间节点。会议用车时间要留 15 分钟缓冲，避免前一个环节拖堂影响后续。 第 3 步：询价比价至少问 2-3 家包车公司比价。比价不是比谁便宜，是比报价是否全包、车型是否一致、超时费怎么算。 第 4 步：签合同合同必须包含：车型 + 车牌号、用车时间 + 行程、费用总额 + 付款方式、超时费标准、违约责任、保险条款。口头承诺不算，微信聊天也不算。 第 5 步：出车前确认出车前一天和包车公司确认：车辆到位、司机联系方式、集合地点、特殊要求（禁烟 / 装水等）。 第 6 步：行程中跟进年会和展会当天，留包车公司调度电话，万一车辆故障或行程变动，调度可以快速协调备用车。 详细包车流程详见：第一次在长沙包车怎么订 www.hntuhui.com/news/24 三、长沙主要会议场馆停车指南 场馆 地址 大巴停车 小建议 长沙国际会展中心 雨花区国展路 地下停车场可停大巴 从东门进最方便 湖南国际会展中心 开福区三一大道 门前广场可停 高峰期需提前占位 湖南省人民会堂 芙蓉区韶山北路 院内可停大巴 需提前报备车牌 长沙梅溪湖国际文化艺术中心 岳麓区梅溪湖路 地下停车场 B2 层大巴位充足 各星级酒店宴会厅 市区各处 看酒店 提前和酒店确认大巴位 四、会议包车 vs 旅游包车的 5 个区别 区别 会议包车 旅游包车 时间要求 精确到分钟，迟到是大事故 相对宽松，早到晚到半小时可接受 行程变动 随时可能加车、改时间 行程提前确定，变动少 司机要求 形象好、守时、不搭话 热情、会介绍景点、主动帮忙 超时概率 高（会议拖堂常见） 低（景点游览时间弹性大） 付款方式 对公转账、先用车后结算 多为现结或定金 + 尾款 选包车公司时要说明是会议用车还是旅游用车，服务标准不同，报价也可能不同。 五、会议包车常见问题 问：长沙会议包车提前多久订？ 答：年会（12-1 月）提前 10-15 天，展会提前 7-10 天，日常会议提前 3-5 天。大巴和考斯特比 GL8 更紧俏，多提前 5 天。 问：会议包车可以开发票吗？ 答：正规包车公司都可以开增值税专用发票或普通发票，预订时确认开票信息。对公转账需要提前 2-3 天走财务流程。 问：年会包车超时怎么收费？ 答：一般超时费按小时计算，GL8 80 元 / 小时，考斯特 100 元 / 小时，大巴 120-150 元 / 小时。年会容易拖堂，建议全天用车时多预留 1-2 小时预算。 问：展会用车一天要跑几趟？ 答：看展会规模和嘉宾数量。小型展会 2-3 趟（酒店→展馆→酒店），大型展会可能 5-6 趟。建议全天包车，按趟算不如按天划算。 问：会议包车和旅游包车价格一样吗？ 答：基本一样，但会议用车超时概率高，最终费用可能比旅游包车多出 10%-20% 的超时费。建议签合同时确认超时费标准。 问：30 人会议选 1 辆大巴还是 2 辆考斯特？ 答：1 辆 33-39 座大巴更经济（全天 1100-2000 元），2 辆考斯特全天 2000-3400 元。但考斯特更灵活、座位更舒适，预算充足选考斯特体验更好。 商务接待车型选择详见：长沙考斯特中巴包车 www.hntuhui.com/news/14 GL8 租赁收费标准详见：长沙 7 座别克 GL8 带司机租赁 www.hntuhui.com/news/12 包车保险理赔详解：长沙包车出事故谁负责 www.hntuhui.com/news/26 总结 会议年会展会包车，4 个关键：提前订、签合同、确认超时费、选正规车队。年会提前 10-15 天，展会提前 7-10 天，日常会议提前 3-5 天。报价含司机 + 油费 + 保险一口价，超时费另计。选正规车队，签合同锁定价格和服务标准，会议用车不翻车。 湖南途辉汽车租赁，8 年正规车队，会议年会展会包车全程保障，对公转账可开发票。欢迎来电咨询，3 小时内出方案报价。 官方网址： www.hntuhui.com 咨询订车：陈队 15107319325 / 丁队 15111033355
